En application du Règlement Général sur la Protection des Données (RGPD) n°2016/679/UE du 27 avril 2016

Soucieuse du respect de la vie privée de sa patientèle, la société Armen Santé, s’engage à ce que la collecte et le traitement d’informations à caractère personnel soient effectués conformément au Règlement UE n°2016/679 du Parlement Européen et du Conseil du 27 avril 2016 relatif à la Protection des Personnes Physiques à l’égard du traitement des données à caractère personnel et à la libre circulation de ces données ci-après « RGPD » et à l’ensemble des dispositions de la réglementation française applicable en la matière.

Qui est concerné par le RGPD ?

Le RGPD s’applique à toute organisation (publique, associative ou privée) qui traite des données personnelles pour son compte ou non, dès lors qu’elle est établie sur le territoire de l’Union européenne ou son activité cible directement des résidents européens.

Qu’est-ce qu’une donnée personnelle ?

« Toute information identifiant une personne physique directement (nom, prénom) ou indirectement (numéro d’immatriculation, numéro de téléphone, photographie, date de naissance, commune de résidence, empreinte digitale…) ». L’identification d’une personne physique peut être réalisée :

• à partir d’une seule donnée (exemple : numéro de sécurité sociale, ADN) ;
• à partir du croisement d’un ensemble de données (exemple : une femme vivant à telle adresse, née tel jour, abonnée à tel magazine et militant dans telle association).

Quelle différence entre données personnelles et données sensibles ?

Une donnée sensible est « toute information concernant l’origine raciale ou ethnique, les opinions politiques, philosophiques ou religieuses, l’appartenance syndicale, la santé ou la vie sexuelle ». Dans le cadre de nos activités la société Armen Santé n’a pas besoin et ne demandera à aucun de ses clients, salariés ou partenaires des données sensibles.

Qu’est-ce que le traitement des données personnelles ?

Toute opération, ou ensemble d’opérations, portant sur de telles données, quel que soit le procédé utilisé (collecte, enregistrement, organisation, conservation, adaptation, modification, extraction, consultation, utilisation, communication par transmission diffusion ou toute autre forme).

Responsable du traitement

Armen Santé dont le siège social est situé 216 rue de Lorient 35000 Rennes, immatriculée au RCS RENNES 401 060 728 qui exploite notamment les sites internet suivants : www.armensante-materiel-medical.com   www.skoran.bzh  + e-mail du référent RGPD : dpo@armensante.fr

Les données collectées

Vos données personnelles sont collectées et traitées sur les bases légales suivantes :

• Dans le cadre de la fabrication et/ou la vente d’un dispositif médical sur mesure ou standard
• Sur le fondement de votre consentement
• Dans le but d’assurer le respect de nos obligations légales et réglementaires

Votre dossier patient contient des informations de santé confidentielles, couvertes par le secret professionnel dont nous assurons la garde dans des locaux sécurisés.

Les données vous concernant

De manière générale, vos données sont donc collectées directement auprès de vous à l’occasion de la fabrication et/ou la vente d’un dispositif médical sur mesure ou standard.

Nous sommes amenés à collecter et traiter les données personnelles suivantes :

• Données d’identification (exemple : nom, prénom, date de naissance, adresse électronique, adresse postale, numéro de téléphone, numéro de sécurité sociale, nom de votre caisse de sécurité sociale et vos droits sécurité sociales) ;
• Données médicales (exemple : données nécessaires à la réalisation d’un appareillage sur mesure comme les prescriptions médicales, les radiographies, les comptes rendus médicaux avec la pathologie, etc…).

Seules les données personnelles qui sont strictement nécessaires au regard des finalités décrites ci-dessous, notamment pour la création de votre compte client ou patient, et pour réaliser des statistiques ou des enquêtes de satisfaction, sont collectées.

Il arrive également que nous traitions des données vous concernant provenant d’un hôpital ou d’un centre spécialisé, dont vous dépendez.

Les données concernant les mineurs

Le client ou patient mineur doit être accompagné de son responsable légal lors de la création du dossier patient, ainsi que pour tous les rendez-vous de prises de mesures, d’essayages ou de livraisons de matériel médical.

Finalités des traitements

Nous utilisons les données visées à l’article précédent pour les principales finalités suivantes :

• Création du dossier client ou patient sur notre logiciel métier
• Édition et envoi d’une demande d’entente préalable (demande de prise en charge de l’appareillage) à votre caisse de sécurité sociale
• Édition et envoi d’une facture ou d’une feuille de soin pour le règlement de l’appareillage ou du matériel médical livré
• Création du dossier client ou patient avec fiche de mesure pour lancement de la fabrication de l’appareillage
• Invitation à un évènement
• Enquête de satisfaction

Durée de conservation des données

Vos données personnelles sont conservées pendant une durée conforme aux dispositions légales ou proportionnelles aux finalités pour lesquelles elles ont été collectées. Néanmoins vos données personnelles sont conservées pour une durée plus importante lorsque les obligations légales et réglementaires nous l’imposent.

Les durées de conservation varient selon que nous avons une relation de nature contractuelle en cours (vous êtes un client actif), que nous avons eue avec vous par le passé une relation contractuelle (vous êtes un client inactif) ou que nous n’avons jamais eue avec vous de relation de ce type (vous êtes alors un prospect).

D’une manière générale, les dossiers clients et patients papiers sont conservés pour une durée de 10 ans.

Destinataires de vos données personnelles

Vos données personnelles sont communiquées aux personnes suivantes :

En interne, à la société

Vos données sont communiquées aux collaborateurs des services internes de la Société. L’équipe qui vous prend en charge s’engage à garantir la confidentialité des informations vous concernant. Conformément à la réglementation, l’accès à vos données se fait sur la base d’accès individuel, limité et encadré. Les informations à caractère médical vous concernant peuvent être utilisées de manière non-nominative, pour des statistiques.

En externe

Vos données sont communiquées aux organismes de sécurité sociale, aux assurances, ou au cabinet d’avocat, dont vous dépendez. Elles peuvent également être envoyées à nos fournisseurs sous-traitants pour la réalisation d’appareillage sur mesure réalisé à l’extérieur de la société.

Vos droits

Conformément aux dispositions légales et réglementaires précitées, vous disposez :

• D’un droit d’interrogation ;
• D’un droit d’accès à vos données ;
• D’un droit de rectification ;
• D’un droit d’effacement ;
• D’un droit de limitation du traitement de vos données
• D’un droit d’opposition à ce que les données personnelles vous concernant fassent l’objet d’un traitement ;
• D’un droit de définir des directives générales et/ou particulières relatives au sort de vos données personnelles et à la manière dont vous souhaitez que vos droits soient exercés après votre décès. A cet égard, en cas de décès qui serait porté à notre connaissance, vos données seront supprimées, sauf nécessité de conservation pendant une durée déterminée pour des motifs tenant à nos obligations légales et réglementaires et/ou aux délais légaux de prescription, et après le cas échéant avoir été communiquées à un tiers éventuellement désigné par vos soins.

Vous pouvez exercer vos droits auprès du Délégué à la Protection des Données Personnelles, en lui adressant un courrier postal à l’adresse postale suivante :

ARMEN SANTE 216 rue de Lorient 35000 RENNES

Ou en adressant un courrier électronique à l’adresse suivante : dpo@armensante.fr

Dans un souci de confidentialité et de protection de vos données personnelles, la société doit s’assurer de votre identité avant de répondre à une telle demande. Aussi, toute demande tendant à l’exercice de ces droits devra être accompagnée d’une copie d’un titre d’identité signé. En cas de réponse insatisfaisante, vous pouvez introduire une réclamation auprès de la Commission nationale de l’informatique et des libertés (CNIL) : https://www.cnil.fr/fr/plaintes.

Sécurité des données personnelles

En tant que responsable de traitement, nous prenons toutes les mesures utiles pour préserver la sécurité et la confidentialité des données et notamment, empêcher qu’elles soient endommagées, ou que des tiers non autorisés y aient accès. A cette fin, nous mettons tout en œuvre pour garantir la sécurité physique des bâtiments abritant nos systèmes informatiques, ainsi que la sécurité du système informatique en prévoyant notamment des mesures de chiffrement. Par ailleurs, nous nous assurons du respect par nos sous-traitants des règles en matière de protection des données personnelles.

Mise à jour de la politique de protection des données personnelles

Cette politique de protection des données personnelles pourra être modifiée ou ajustée à tout moment. En cas de modifications substantielles, Armen Santé vous informera de la nouvelle politique mise à jour.